Word 實用小技巧八則：日期插入、格式刷、頁眉橫線、表格標題、字號突破…辦公效率直線飆升

Microsoft Word 是辦公室最常用的文字處理工具，但許多使用者僅停留在「會打字、會存檔」層級，錯過大量能讓效率倍增的隱藏功能。本文精選 8 招實用技巧，涵蓋日期/時間快速插入、格式刷連續使用、移除頁眉橫線、多頁表格標題重複、突破字號限制等高頻痛點，掌握後讓你從「Word 使用者」進化為「Word 達人」。

1. 一鍵插入當前日期/時間

• Alt + Shift + D：插入系統日期（格式依區域設定）
• Alt + Shift + T：插入系統當前時間

無需滑鼠點選「插入」→「日期與時間」，瞬間完成簽核、記錄時間戳記。

2. 格式刷「雙擊」連續套用

選取已設定好格式的文字 → 雙擊「格式刷」圖示（刷子變鎖定狀態） → 依序點選/選取多處目標文字，格式自動套用 → 再次單擊格式刷或按 Esc 解除鎖定。告別「單擊→刷→單擊→刷」的繁瑣循環。

3. 移除頁眉下方那條「難看橫線」四法

頁眉底線實為「段落邊框」，四種移除法任選一：

1. 將邊框顏色設為「白色」（視覺隱形）。
2. 進入頁眉編輯模式 → 「表格工具/版面配置」→「邊框」→ 選「無」。
3. 顯示編輯標記（Ctrl+Shift+8）→ 選取頁眉段落標記 → 刪除。
4. 「樣式」窗格中，將「頁眉」樣式修改為套用「正文」樣式。

4. 多頁表格「標題列重複」自動上陣

選取表格第一列（標題列）→ 右鍵「表格屬性」→「列」索引標籤 → 勾選「做為標題列重複」 → 確定。列印預覽時，每頁表格頂端自動出現標題列，閱讀零負擔。前提：表格必須為自動分頁，非手動分頁。

5. 突破字號下拉選單上限（中文超過初號、英文超過 72 pt）

選取文字 → 點擊工具列「字號」下拉框 → 直接鍵入數值（如 150、200、300） → Enter。同樣適用於 Excel、WPS Office。
鍵盤快速鍵補充：
• Ctrl+Shift+>：每級放大 10 pt
• Ctrl+Shift+<：每級縮小 10 pt
• Ctrl+]：逐磅放大
• Ctrl+[：逐磅縮小

6. 快速建立個人化預設模板（Normal.dotm）

不想每次新增文件都要改邊距、設首行縮排？直接修改預設模板：
① 開啟 %AppData%\Microsoft\Templates\Normal.dotm
② 「版面配置」設紙張大小、邊距（如寬 15 cm、高 24 cm）
③ 「段落」→「縮排與間距」→「特殊格式」選「首行縮排」→ 設 0.74 cm（約兩個中文字寬）
④ 存檔關閉。之後每次 Ctrl+N 新增文件，皆自動套用你的偏好設定。

7. 批次轉換文件格式（DOC ↔ TXT/RTF/HTML/WPS…）

「檔案」→「新增」→「其他文件」→「轉換精靈」 → 依嚮導選擇來源資料夾、目標格式、輸出位置，一次完成成百上千檔案格式轉換，免去逐一「另存新檔」之苦。

8. 一鍵匯出文件內所有內嵌圖片

「檔案」→「另存新檔」→ 選「網頁 (*.htm; *.html)」 → 存檔。Word 會自動在同目錄建立 檔名.files 資料夾，內含所有內嵌圖片（image001.jpg, image002.jpg...），批次取圖超輕鬆。

小結

這 8 招技巧看似細節，卻直擊日常辦公高頻痛點。建議收藏練習，養成肌肉記憶，下次面對趕稿、排版、批次處理時，就能從容應對，效率直線飆升！