Outlook 經典技巧六則：便箋捷徑、郵件標記、工具列超連結、日誌分類、行事曆列印與複雜 HTML 郵件製作

Outlook 不只是收發郵件，善用進階功能可大幅提升效率。六大實用技巧一次掌握。

一、桌面建立「新增便箋」捷徑

方法一：Outlook.exe 捷徑「目標」加參數 /c ipm.stickynote，可設熱鍵與圖示。
方法二：新增空白便箋 → 左上角圖示 → 「另存為」 → 類型選「Outlook 範本」存桌面，雙擊即可建立新便箋無需啟動主程式。

二、郵件加說明文字並顯示在檢視中（不改主旨）

1. 右鍵郵件 → 「追蹤旗標」 → 「旗標」輸入說明（如「需細閱」）。
2. 右鍵檢視欄位標題 → 「欄位選擇器」 → 將「旗標」拖至欄位列適當位置。

三、工具列加入按鈕一鍵開啟指定網頁

1. 「檢視 → 工具列 → 自訂」 → 「命令」頁拖任一按鈕到工具列。
2. 右鍵按鈕 → 「指定超連結 → 開啟」 → 輸入網址。
3. 再右鍵修改按鈕名稱、圖示等屬性。
4. 點擊即在瀏覽器開啟該頁（非 Outlook 內部）。

四、修改日誌「項目類型」下拉選單

值來源於註冊表 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Shared Tools\Outlook\Journaling。
新增項目（如「投稿」）：右鍵 Journaling → 新建項 → 命名 TouGao → 新建字串值 Description → 值設「投稿」。

五、列印特定類別的行事曆項目

1. 「檢視 → 目前檢視 → 自訂目前檢視」 → 「篩選」設定條件（如類別 =「個人」）。
2. 常用者可「檢視 → 目前檢視 → 定義檢視」建立命名檢視，或在「進階」工具列「目前檢視」下拉框輸入新名稱按 Enter 快速建立。
3. 列印時僅輸出目前檢視內容。

六、發送複雜格式 HTML 郵件（Outlook 內建功能不足）

三種替代方案：

1. 外部 HTML 編輯器寫好存 .htm → IE 開啟 → 「檔案 → 寄送 → 電子郵件頁面」。
2. Outlook 新增 HTML 郵件 → IE 開啟 .htm → Ctrl+A Ctrl+C → Outlook 正文 Ctrl+V。
3. Outlook 新增 HTML 郵件 → 「插入 → 檔案」選 .htm → 旁邊小箭頭 → 「以文字插入」。

進階：Word 2002/2000 編輯 → 「檔案 → 寄送 → 郵件收件人」自動用 HTML 格式寄送。Word 2002 可「工具 → 選項 → 一般 → 電子郵件選項 → 寄送前篩選 HTML」移除 XML 垃圾碼縮減體積。