永中 Office 為國產跨平台辦公套裝軟體（支援 Windows/Linux/macOS），其「郵件合併」功能堪稱批量文件產製神器。無論是學生家長會通知單、員工薪資條、大量信封標籤、會員帳單，只要「版面固定、資料變動」，郵件合併都能讓你從「逐份複製修改」的苦役中解脫，幾分鐘產出成百上千份專屬文件。
核心概念：主文件 + 資料來源 = 合併文件
- 主文件：固定版面、共同內容（如通知單抬頭、固定文字、Logo）。
- 資料來源：變動資料表（Excel/CSV/Access/文字檔），每列對應一份文件的獨特欄位（姓名、班級、金額、地址等）。
- 合併欄位：在主文件預留位置插入對應資料欄位（如 «姓名», «金額»）。
- 輸出：合併至新文件（可編輯）、直接列印、或以電子郵件寄送。
實戰演練：批量產製「學生家長會通知單」
步驟一：建立資料來源（Excel 工作表）
- 開啟永中 Office 試算表，建立欄位標題列：姓名、班級、座號、家長姓名、聯絡電話、通知內容等。
- 逐列填入各學生資料，務必保留標題列（郵件合併需用標題識別欄位名稱）。
- 另存為
家長通知資料.xlsx。
步驟二：建立主文件（Writer 文字處理）
- 開啟永中 Writer，排版通知單固定版面（抬頭、學校名稱、日期、正文範本）。
- 在需填入變動資料處（如「親愛的 «家長姓名» 家長：」）暫時留空或打上提示文字。
- 存檔為
家長通知單_主文件.docx。
步驟三：執行郵件合併
- 於主文件中，選「工具」→「信函與郵件」→「郵件合併」，開啟嚮導/對話框。
- 點選「摺疊」圖示展開資料來源選擇 → 瀏覽選取
家長通知資料.xlsx → 選取含標題列的資料區域 → 點「展開」返回對話框 → 確定。工具列會出現「郵件合併」專用工具欄。
- 游標定位於主文件各變動資料位置 → 點「插入合併欄位」下拉選單 → 依序選入 «姓名», «班級», «家長姓名» 等欄位。
- 完成所有欄位插入 → 點工具欄「合併至新文件」→ 選「所有記錄」→ 確定。
成果
系統自動產生一份包含所有學生通知單的長文件，每筆資料對應一頁（或依版面設定分頁），每份通知單的姓名、班級、家長姓名等皆已自動填入對應資料。你可以：
- 另存為單一大檔備份/列印。
- 拆分為獨立小檔（另存新檔 → 按分頁符拆分）。
- 直接列印分發。
- 若設定電子郵件欄位，可直接「合併至電子郵件」批量寄送。
進階技巧與避坑指南
- 條件式文字：利用「如果...那麼...」規則，依資料欄位值顯示不同文字（如「男/女」顯示不同稱謂）。
- 格式保持：合併欄位預設套用主文件格式；若資料來源含特殊格式（日期、貨幣），可在 Excel 中預先設定儲存格格式，或在合併欄位加入格式開關（
\# "0.00"、\@ "YYYY/MM/DD"）。
- 資料來源更新：修改 Excel 資料後，重新開啟主文件執行合併即可同步，無需重建。
- 避坑：資料來源欄位名稱勿包含特殊符號/空白；合併前先預覽幾筆確認版面無誤；大量列印前先試印 1-2 頁。
永中 Office 郵件合併，讓批量文件產製從「體力活」變成「技術活」，無論行政、人資、教務、銷售，掌握這招都是職場競爭力的加分項！
